Actualités - Paysage en Herbe

Un rapport attaquable.
Il faut savoir que ce rapport est un document officiel de support pour donner des justifications aux entreprises sur les motifs de leur refus. En effet, le maitre d'ouvrage est tenu de donner des réponses, à celles ayant concourues, en mentionnant la note obtenue (prix, méthodologie ...). Même si les cas sont rares, il arrive que certaines entreprises (la moins disante en générale) saisissent la D.G.C.C.R.F pour connaitre l'ensemble des détails des notes. Si votre rapport n'est pas suffisamment étayé, l'entreprise peut casser le marché et imposer un nouvel appel s'offre. Le résultat est évident. Vous avez mal fait votre boulot et tout le monde va alors perdre du temps.


Un document contractuel.
Votre rapport d'analyse se base sur des écrits (une méthodologie d'intervention, une approche technique, des produits mis en œuvre ...) qu'ont proposées les entreprises dans leurs réponses. Ces écrits permettent de noter et de juger la pertinence de la réponse de l'entreprise. Cette dernière s'engage donc contractuellement a réaliser ce qu'elle a mentionné dans son mémoire technique. Il est donc important de toujours garder sous la main le dossier de l'entreprise et de la rappeler à l'ordre le cas échéant.


Comment bien faire son analyse d'offres ?

Phase 1 : l'avis d'appel d'offres.
Il est primordial de bien monter cette avis. C'est lui qui mentionne notamment tous les critères de jugement. Nous verrons dans un prochain article comment rédiger un tel document en élaborant des critères utiles et une répartition judicieuses des coefficients prix/technique/moyens.

Phase 2: lire méthodiquement les dossiers.
Vous verrez que certaines entreprises, celles de tailles importantes (genre nationale), ont tendance a vous noyer sous une quantité inimaginable d'informations toutes plus inintéressante les unes que les autres. Lisez les en diagonale ... (et encore c'est pour votre culture personnelle). Vous avez établi des critères de notation vous pouvez uniquement les juger dessus. Le plus simple pour vous est d'imposer une "mise en forme type" des documents avec les items que vous souhaitez. Vous vous faciliterez l'analyse. Ça n'empêchera pas les brebis galeuses de ne pas respecter votre documents. Quoi qu'il en soit vous serez quand même obligé de les analyser. Pour être efficace et impartial, allez à l'essentiel.

Phase 3 : construire son document d'analyse de façon irréprochable.
La meilleure façon d'être rigoureux est de reprendre un par un l'ensemble des critères de l'avis de publicité et les notes qu'ils leurs sont affectées.
- Consignez dans un tableur l'ensemble des informations fournies par les entreprises sans leur attribuer de note.
- Croisez ensuite ces informations. C'est à dire, analysez ce qu'a écrit l'entreprise A et pas la B. Ensuite, jugez si cette information est bien ou pas. Renseignez alors par un "+" ou un "-" devant chaque critère. N'attribuez pas de note à ce stade là.
- Relisez à nouveau les dossiers des entreprises pour être sur de n'avoir oublié aucune information. La fait d'avoir lu une première fois tous les dossier vous permet de mieux voir les informations importantes.
- Attribuez un note à chacun des critères.
- Appliquez les coefficients au note prix et technique.
- Vous obtenez la note finale et vous proposez au maître d'ouvrage de retenir l'entreprise la mieux disante.

A ce sujet, en tant que maître d'oeuvre vous proposez toujours l'entreprise. C'est le client qui choisi de retenir l'entreprise et il peut ou pas suivre votre avis. S'il ne le fait pas, c'est à lui de prendre les responsabilités de son choix.